איך נחבור ונשתף פעולה?
במרחב האזרחי, בו אתם נכנסים לפעולה, פועלים גורמים רבים: הרשות המקומית, ארגוני חירום (מד"א, מ"י, כב"ה, זק"א...) מערכת הבריאות, עסקים, עמותות ומנהיגי קהילות. לדפוסי התקשורת וניהול הממשקים עם סביבתכם יש השפעה קריטית על יכולתכם לבצע את משימותיכם. להלן המלצות לניהול ממשקים במציאות דינמית וזירה מרובת 'שחקנים'.
דגשים
לניהול ממשקים
בין שליטה להשפעה
פעילות המסגרת הצבאית נשענת במידה רבה על 'פיקוד ושליטה'. הגורמים הפעילים במרחב האזרחי, לא בהכרח מוכנים לציית לפקודתכם או לאפשר לכם שלוט על פעילותם. אמנם במקרי קיצון ניתן להפעיל סמכות וכח, אך עדיף ליצור מערכת יחסים המבוססת על כבוד הדדי ואמון, כל זאת, על מנת לבצע את משימתכם, ולסייע לאחרים לבצע משימותיהם.
בין סדירות לגמישות
מציאות דינמית וריבוי שחקנים בזירה מחייבים יכולת הסתגלות, יצירתיות וזריזות. יתכן שתצטרכו לבצע את המשימה בדרך שונה מזו שתכננתם, סביר שתגלו בשטח משימות חדשות שלא צפיתם ובתוך כך יהיו שינויים בהנחיות גורמי הבריאות והרמה הממונה.
במציאות זו הנכם נדרשים, מצד אחד להחזיק בהירות פנימית ביחס לתפקידכם ולגבולות פעילותכם ומצד שני לאפשר גמישות על מנת לשמר רלוונטיות ולמלא את התכלית הרחבה של המשימה.
מדיניות ממשקים
יצירת קשרים לא מבוקרת ואינטנסיבית עלולה להתיש אתכם ולשבש את פעילותכם.
מומלץ להגדיר מדיניות ברורה של ניהול הממשקים, בהתחשב בנקודות הבאות:
כתובת אחת – מומלץ למנות גורם אחד ביחידה המתכלל את פעילות הקשר מול כלל הגורמים האזרחיים במרחב.
יוזמה והובלה – עדיף ליזום תקשורת, להגדיר קבוצות עבודה, ליצור סדירויות בשעל"ח של איסוף בקשות והמלצות והפצת מידע, מאשר להיגרר לפגישות אחד על אחד עם מגוון גורמים בכל שעה אפשרית.
דיפרנציאליות – קשר אינטנסיבי מדי הוא צרכן אנרגיה. אנו ממליצים לנהל ממשקים על פי חלוקה לארבע רמות: מידע, התייעצות, שותפות והפעלה:
מידע – מומלץ להכין רשימת תפוצה רחבה של כלל מחזיקי העניין במרחב, המקבלים מכם מידע על בסיס יומי ומעבירים אליכם מידע ובקשות עד שעה מסוימת מידי יום.
התייעצות – לאחר מיפוי ראשוני, הגדירו רשימות בעלי עניין להתייעצות בנושאים ספציפיים ובמידת הנדרש. כגון: מנהיגות קהילתית, אנשי מקצוע (חינוך, בריאות, ארגוני חרום, עזרה ראשונה נפשית וכו'). הזמינו את משתתפי הפורומים האלו להאיר את עינכם במידע ותובנות, ככל שימצאו לנכון.
שותפות – יתכן בהחלט שבמשימות מסוימות או תהליכי עבודה יהיה יתרון ביצירת שותפות עם גורמים מקומיים. במצב של שותפות מומלץ לתכנן יחד, להגדיר היטב את חלוקת האחריות והסמכות ואת דפוסי התקשורת לקראת, במהלך ואחרי ביצוע משימה.
הפעלה – יתכן שחלק מסוים של המשימה שלכם יתבצע טוב יותר על ידי גורם אחר המצוי בשטח (לדוגמא – איסוף מידע על צרכי התושבים). ניתן בהחלט, גם כאשר האחריות נשארת שלכם, להעביר עניין מסוים לאחריות גורם אחר תוך שמירת הבקרה הנדרשת.
שילוב בתהליכי הפו"ש – מומלץ להכניס את האינטראקציות הקבועות עם גורמי סביבה לשעל"ח. להזמין את הגורמים הרלוונטיים להאזין ולדבר בקפ"קים, תהליכי למידה וסיכומים.
פוליטיקה מקומית – כמו בכל מקום, גם בין הגורמים בזירה האזרחית יש מאבקי כח, קונפליקטים ומתחים. חשוב להיות עירניים לכך, להיזהר מ'לתפוס צד' או לשמש כלי משחק במערכת יחסי הכח. פעלו בהוגנות, בשקיפות וטפחו יחסים טובים עם כלל הגורמים.
נכתב על ידי ד"ר שי בן יוסף, יועץ ארגוני בכיר, איש מילואים מדור פא"ר פקע"ר